Krótko, konkretnie i rzeczowo
Zdaniem prof. Marii Krauz najważniejszą zasadą oficjalnej korespondencji elektronicznej jest zwięzłość. Treść wiadomości powinna być przede wszystkim informacyjna, przejrzysta i konkretna.
W oficjalnych mailach nie ma miejsca na długie wyjaśnienia, rozbudowane opisy czy szczegółowe relacjonowanie własnych emocji. Odbiorca powinien szybko odnaleźć najważniejsze informacje i bez problemu zrozumieć cel wiadomości.
Poprawność językowa świadczy o kulturze
Niezwykle ważna jest dbałość o poprawność językową. Błędy ortograficzne, interpunkcyjne czy stylistyczne mogą negatywnie wpływać na odbiór nadawcy.
Profesor Krauz zwraca szczególną uwagę na stosowanie polskich znaków diakrytycznych. Brak „ogonków” przy literach „ą” czy „ę” albo pomijanie znaków zmiękczenia nie jest dziś odbierane wyłącznie jako efekt pośpiechu. Coraz częściej traktowane jest jako przejaw niedbałości, a nawet braku kultury językowej.
Dlatego przed wysłaniem wiadomości warto poświęcić chwilę na jej ponowne przeczytanie i sprawdzenie ewentualnych błędów.
Jak zakończyć oficjalnego maila?
Forma zakończenia zależy przede wszystkim od relacji między nadawcą a odbiorcą.
W przypadku korespondencji oficjalnej, kierowanej do osoby nieznanej lub pełniącej określoną funkcję, najlepiej sprawdzą się zwroty:
- „Z poważaniem”,
- „Z wyrazami szacunku”,
- „Łączę wyrazy szacunku”.
Najczęściej stosowaną formą pozostaje jednak krótkie i uniwersalne „Z poważaniem”.
Kiedy można napisać „Pozdrawiam”?
Nie każda wiadomość wymaga bardzo formalnego tonu. Jeśli piszemy w mniej zobowiązującej sprawie, na przykład z zapytaniem do sklepu lub firmy, dopuszczalne jest zakończenie wiadomości słowem „Pozdrawiam”, zwłaszcza gdy mail rozpoczyna się od zwrotu „Dzień dobry”.
Profesor Krauz podkreśla jednak, że warto zachować umiar. Formułę „Pozdrawiam serdecznie” lepiej pozostawić osobom, z którymi łączą nas bliższe relacje. Stopień oficjalności powinien być dostosowany do sytuacji, wieku odbiorcy, jego pozycji oraz charakteru wzajemnych kontaktów.
Przecinek po formule grzecznościowej – stawiać czy nie?
To jedno z pytań, które często pojawiają się przy redagowaniu wiadomości elektronicznych. Jak wyjaśnia językoznawczyni, słowniki dopuszczają oba rozwiązania.
Można więc napisać:
Pozdrawiam
Jan Kowalski
ale również:
Pozdrawiam,
Jan Kowalski
Druga forma jest często spotykana pod wpływem wzorców zagranicznych. Obie są uznawane za poprawne.
Temat wiadomości jest obowiązkowy
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest wysyłanie wiadomości bez tytułu. Tymczasem temat maila pełni bardzo ważną funkcję informacyjną.
Już po jego przeczytaniu odbiorca powinien wiedzieć, czego dotyczy wiadomość, jakiej sprawy dotyczy kontakt i czy wymaga ona szybkiej reakcji. Puste pole tematu utrudnia komunikację i może sprawić, że wiadomość zostanie przeoczona.
Dobre maniery w skrzynce odbiorczej
Choć komunikacja elektroniczna jest szybka i wygodna, nadal obowiązują w niej zasady językowej uprzejmości. Krótka, rzeczowa treść, poprawna polszczyzna, odpowiednio dobrane zwroty grzecznościowe oraz czytelny temat wiadomości to elementy, które budują profesjonalny wizerunek nadawcy.
Jak przypomina prof. Maria Krauz, nawet w cyfrowym świecie warto pamiętać, że sposób pisania świadczy nie tylko o naszych kompetencjach, ale również o kulturze osobistej.
Posłuchaj rozmowy, którą Szymon Taranda przeprowadził z prof. Marią Krauz.
